El presente Manual tiene por objetivo dar a conocer a los colaboradores de PRODAC S.A. (en adelante, PRODAC) el procedimiento que seguirá la solicitud (Formulario N° 1) realizada por alguna persona natural que requiera ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición o portabilidad (ARCOP), respecto a la información de la cual sea titular y que esté contenida en los bancos de datos personales de titularidad de PRODAC.

ARCOP es el acrónimo de Acceso, Rectificación, Cancelación, Oposición y Portabilidad. Estos son los derechos que la Ley 29733 ha reconocido a favor de los titulares de datos personales (trabajadores, postulantes, proveedores, etc.). De acuerdo con la referida Ley estos derechos consisten en:

• Acceso e Información: El titular de los datos personales tiene derecho a obtener, del titular del banco de datos personales o responsable del tratamiento, la información relativa a sus datos personales, así como todas las condiciones y generalidades del tratamiento de estos. El derecho de acceso se materializa mediante la obtención por parte del titular de la información que sea objeto de tratamiento en base de datos. El derecho de información implica conocer la manera en la cual se han recopilado los datos, las finalidades, las transferencias (de ser el caso), el tiempo de conservación, los posibles destinatarios, entre otros.
• Rectificación: El titular de los datos personales tiene derecho a que se modifiquen los datos que resulten ser inexactos, erróneos o falsos.
• Cancelación: El titular de los datos personales tiene derecho a solicitar la cancelación de sus datos cuando éstos hayan dejado de ser necesarios para la finalidad para la cual fueron recopilados, cuando hubiese vencido el plazo establecido para su tratamiento, o cuando haya revocado su consentimiento para el tratamiento. Cabe señalar que la cancelación podrá efectuarse parcial o totalmente, según corresponda.
• Oposición: El titular de datos personales tiene derecho a que no se lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales o se cese el mismo, cuando no hubiere prestado su consentimiento para su recopilación por haber sido tomados de fuente de acceso al público.
• Portabilidad: Es el derecho del titular afectado a recibir los datos personales que le incumban, que haya facilitado a un responsable del tratamiento, en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, con la intención de transmitirlos a otro responsable del tratamiento sin que lo impida el responsable al que se los hubiera facilitado.

Incluso, cuando hubiera prestado consentimiento, el titular de datos personales tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos, si acredita la existencia de motivos fundados que justifiquen el ejercicio de este derecho.

El ejercicio de los derechos puede ser realizado:

• Por el titular de datos personales, acreditando su identidad y presentando copia del Documento Nacional de Identidad (DNI) o documento equivalente.
• Mediante representante legal acreditado como tal.
• Mediante representante expresamente facultado para el ejercicio del derecho, adjuntando la copia de su DNI o documento equivalente, y del título que acredite la representación.

(*) De ser titular o representante del titular de los datos personales, deberá llenar el Formulario N° 1, a fin de que pueda ejercer sus derechos ARCOP. En caso el Formulario N° 1 sea descargado vía web, llenado y enviado por vía electrónica, se deberá anexar, como archivo adjunto, el DNI escaneado. Lo mismo aplica para el caso del título que acredite la representación de persona distinta del titular de los datos personales.

El titular de datos personales podrá presentar una solicitud de ejercicio de sus derechos ARCOP. En la solicitud deberá consignarse la siguiente información:

• Nombres y apellidos del titular del derecho y acreditación de estos (mediante DNI), y en caso de su representante, lo mismo (DNI), más el documento que lo acredite como tal.
• Petición concreta que da lugar a la solicitud.
• Domicilio y/o correo electrónico, a efectos de las notificaciones que correspondan.
• Fecha y firma del solicitante.
• Documentos que sustenten la petición, de ser el caso.

PRODAC, en su calidad de titular del banco de datos personales y/o responsable del tratamiento, será responsable de atender las solicitudes de ejercicio de derechos ARCOP presentadas por los titulares de datos personales.

La recepción, coordinación interna y atención de dichas solicitudes estará a cargo del responsable designado por PRODAC para la gestión de protección de datos personales, con el apoyo de las áreas internas que administren la información materia de la solicitud.

En caso se reciba una solicitud de ejercicio de derechos ARCOP, se debe proceder conforme se detalla a continuación:

• Constancia de Recepción. PRODAC dejará constancia de recepción de la solicitud de derechos ARCOP, mediante el cargo o correo electrónico.
• Revisión de los Requisitos de la Solicitud. El ejercicio de los derechos se llevará a cabo mediante solicitud dirigida a PRODAC que deberá contener la información requerida por el Formulario 1. En caso de que la solicitud no cumpla con los requisitos, PRODAC, en un plazo de 5 días contado desde el día siguiente de la recepción de la solicitud, formulará las observaciones por incumplimiento que no puedan ser salvadas de oficio. La persona que realiza la solicitud tendrá un plazo máximo de 5 días para subsanarlas. Transcurrido el plazo señalado sin que ocurra la subsanación, se tendrá por no presentada la solicitud.
  En caso de que la información proporcionada en la solicitud sea insuficiente o errónea de forma que no permita su atención, PRODAC podrá requerir, dentro de los 5 días siguientes de recibida la solicitud, documentación adicional al titular de los datos personales para atenderla.
  En un plazo de 5 días de recibido el requerimiento, contado desde el día siguiente de la recepción del mismo, el titular de datos personales acompañará la documentación adicional que estime pertinente para fundamentar su solicitud. En caso contrario, se tendrá por no presentada dicha solicitud.
• Costo de Trámite de Solicitud. El ejercicio por parte del titular de datos personales de sus derechos ARCOP no tiene costo alguno. La solicitud y el trámite son gratuitos.
• Respuesta a las solicitudes. La respuesta deberá ser enviada en el formato requerido por el solicitante (escrito, correo electrónico, etc.), indicando si su solicitud ha sido estimada o denegada.

Las solicitudes presentadas deberán ser atendidas en un plazo máximo de:

• Derecho de información: ocho (08) días hábiles.
• Derecho de acceso o portabilidad: veinte (20) días hábiles.
• Derecho de oposición: diez (10) días hábiles.
• Derecho de rectificación: diez (10) días hábiles.
• Derecho de cancelación: diez (10) días hábiles.
• Revocación de la totalidad del tratamiento: diez (10) días hábiles.
• Revocación parcial del tratamiento: cinco (05) días hábiles.

Tomando en cuenta la complejidad de los plazos y para evitar confusiones, es recomendable que todas las solicitudes se respondan en el plazo mínimo que es de 5 días.

• Archivo de Atención de Solicitudes. Se deberá almacenar la constancia de la respuesta al titular de los datos personales.
• Traslado de Solicitud en Caso de Transferencia. Si los datos personales hubieran sido transferidos previamente, PRODAC deberá comunicar de la solicitud presentada a quien se haya transferido la data, dejando constancia de dicha comunicación.

PRODAC, a través del responsable designado para la gestión de protección de datos personales, dará respuesta a las solicitudes ARCOP en la forma y plazos descritos en el presente Manual. Para ello, dicho responsable podrá requerir el apoyo de las áreas internas que administren la información materia de la solicitud.

PRODAC cuenta con un responsable que será el encargado del deber de respuesta a su solicitud.

Respuesta Negativa para el Solicitante: Si la solicitud es denegada, se indicarán las razones de su rechazo. Adicionalmente, se deberá advertir al titular que tiene el derecho de recurrir ante la Dirección General de Protección de Datos Personales en vía de reclamación.

Respuesta Positiva para el Solicitante: Si la solicitud es aceptada a trámite se procederá de la siguiente manera:

1. Solicitud de acceso: se proporcionará la información solicitada por el titular de datos personales, a través del formato que solicitó (visualización en el local de la empresa, comunicación escrita, o por correo electrónico).
2. Solicitud de información: se informará de lo siguiente, dependiendo de lo solicitado:
   • El titular del banco de datos: PRODAC.
   • La finalidad del tratamiento: por ejemplo, gestión de recursos humanos, prestación de servicios, según corresponda.
   • El encargado del tratamiento de datos personales: razón social del encargado o un tercero designado por esta (en caso lo hubiera), su respectivo domicilio y rol en el tratamiento de datos.
   • El nombre del banco de datos.
   • La transferencia internacional: indicar que NO se realiza transferencia internacional.
   • Otros destinatarios: indicar las empresas a las que se permite el acceso o con las que se comparte datos personales (señalar razón social, domicilio y finalidad del tratamiento).
   • El tiempo por el que se han conservado o se conservarán los datos personales, según corresponda.
   • Posibilidad de ejercer los derechos de la Ley 29733.
3. Solicitud de rectificación o supresión: se dispondrá el bloqueo de la información materia de la solicitud, hasta que esta sea rectificada o suprimida. En caso de rectificación, se enviará al solicitante el detalle de la información rectificada.
4. Solicitud de oposición: se cesará el uso de la información (datos personales) de ser el caso.
5. Solicitud de revocación: Si se revoca el consentimiento para el tratamiento para finalidades adicionales a aquellas que dan lugar a su tratamiento autorizado, se adecuarán los nuevos tratamientos a la revocatoria. Si se revoca el consentimiento para la totalidad del tratamiento que se venía haciendo, se debe disponer el bloqueo de la información materia de la solicitud hasta que esta sea suprimida.
6. Solicitud de portabilidad: Se debe evaluar si los datos son susceptibles de portabilidad (es decir, si fueron proporcionados por el titular y son tratados por medios automatizados) y prepararlos en un formato estructurado, de uso común y de fácil lectura. También es necesario asegurar que la transferencia no afecte derechos de terceros y se realice dentro del plazo legal establecido. Finalmente, se debe dejar constancia de la atención de la solicitud y comunicar la respuesta al titular.

En todos los casos, se deberá informar al solicitante de las acciones adoptadas.

La norma le otorga al titular de los datos personales la facultad para recurrir a la Dirección General de Protección de Datos Personales (DGPDP) en vía de reclamación, en caso no se encuentre conforme con la respuesta brindada por PRODAC en atención a sus derechos ARCOP.

Para ser atendido por la DGPDP e iniciar el procedimiento de tutela por parte de ella, el titular de los datos personales deberá, obligatoriamente, haber recurrido primero ante PRODAC y haber obtenido de su parte una respuesta total o parcialmente negativa en los plazos previstos e indicados en este Manual, toda vez que es requisito indispensable que, para solicitar tutela ante la DGPDP, se haya presentado previamente la solicitud al titular del banco de datos personales.